Privacy beleid

van het Denekamps Mannenkoor

Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679)

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vraagt per 25 mei 2018 van organisaties een aantal antwoorden die in het privacy beleid moeten worden opgenomen.

1. Het doel van het registreren en bewaren van de persoonsgegevens van de leden en/of hun partners, donateurs en vrienden is het naar behoren laten functioneren van de vereniging. Hierbij valt te denken aan het rondsturen van mededelingen, nieuwsbrieven en uitnodigingen, het innen van contributie en donaties, het bijhouden van jubilea en lief & leed, en voor onderlinge communicatie tussen leden. Daarnaast presenteert het DMK zich in concerten en via Facebook, YouTube en op de eigen website.

2. Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens.

3. De volgende persoonsgegevens zijn in bestanden opgenomen en daar is een overzicht van: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mail adres, geboortedatum, ingangsdatum lidmaatschap, pasfoto en bankrekeningnummer. Van de donateurs/vrienden van het koor worden slechts de naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres en donatiebedrag in een bestand bijgehouden. Alleen hun naam wordt vermeld op de website van het koor. Van donateurs en vrienden wordt toestemming gevraagd om deze informatie te kunnen registeren. In de e-mail berichten van het bestuur worden de geadresseerden uitsluitend in BCC opgenomen.

4. Op een besloten gedeelte van de website van het koor, die met een wachtwoord beveiligd is, staat een ledenlijst met daarin de volgende informatie: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mail adres, geboortedatum, ingangsdatum lidmaatschap, taakverdeling (2x) en pasfoto (z.g. smoelenboek). Na plaatsing van een geactualiseerde versie wordt aan de leden gevraagd de juistheid te controleren en correcties te melden aan de secretaris. Op de website zijn tevens foto’s geplaatst van koorleden en/of hun partners die gemaakt zijn tijdens concerten, koorreizen, open dagen etc. ten dienste van een (foto)verslag van bedoelde evenementen. Medewerkers aan onze concerten wordt toestemming gevraagd foto’s van hen te mogen gebruiken voor vermelding op de website, Facebook, YouTube en toestemming om delen van hun optredens op YouTube en de website van het koor te mogen plaatsen. Het bestuur maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken. Alleen de leden van het DMK hebben toegang tot dit besloten gedeelte van de website.

5. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat. Er is geen wettelijke uitzonderingsregel van toepassing.

6. In de bevestigingsbrief bij de aanmelding van het lidmaatschap wordt het lid geïnformeerd over de wijze waarop de persoonsgegevens worden bewaard en dat de gegevens niet aan derden zullen worden verstrekt. Aan aspirant-leden zal als voorwaarde worden gesteld, dat zij te hunner kennis gekomen gegevens niet mogen delen met derden. Het staat individuele leden vrij uitsluitend zichzelf als koorlid bij derden kenbaar te maken. Ter bevestiging dat de leden kennis hebben genomen van dit privacybeleid wordt gevraagd dit te mailen naar de secretaris van het koor, of schriftelijk voor “gezien” te verklaren. Aan niet-leden, waarvan persoonsgegevens worden gebruikt, wordt een schriftelijke verklaring om goedkeuring gevraagd.

Rechten leden:

Leden hebben het recht op dataportabiliteit. Dit is het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zij hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast hebben zij het recht hun toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.

Verder kunnen de leden gebruik maken van het recht op vergetelheid. Indien men gebruik maakt van dit recht zullen alle persoonlijke gegevens direct worden verwijderd vanaf het moment dat deze rechtshalve niet meer nodig zijn.

Iedereen, waarvan het koor persoonsgegevens gebruikt, kan een verzoek doen tot inzage, correctie, verwijdering of “vergeten worden” van zijn persoonsgegevens. Tevens kunnen zij hun toestemming tot verwerking van zijn persoonsgegevens intrekken en/of een bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens en hiervan een mededeling sturen naar de secretaris van het DMK.

7. Op aanvraag bij de secretaris krijgt het lid inzage in de van hem geregistreerde gegevens. Hierbij zullen de gegevens van anderen onleesbaar worden gemaakt.

8. De adresgegevens worden bewaard op de computers van de secretaris en van de penningmeester. Bovengenoemde gegevens worden bewaard en opgeslagen zolang men lid, donateur of vriend is van het koor. Na overlijden of opzegging worden de gegevens uit de bestanden verwijderd.

9. De secretaris maakt regelmatig een back-up van het gegevensbestand en zendt een kopie daarvan naar de penningmeester.

10. Het onder 9 genoemd gegevensbestand is beveiligd met een wachtwoord. De pc en/of laptop is adequaat beschermd door betaalde virus- en/of anti-malware programma’s.

11. De secretaris en de penningmeester hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens.

12. De secretaris is de door het bestuur aangewezen functionaris voor het beheren en uitvoeren van de bescherming persoonsgegevens binnen het koor.

13. Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens willen benutten voor eigen of commercieel gebruik.

14. In het geval van een datalek zal de secretaris, zodra hij is geïnformeerd, direct herstel en schade beperkende maatregelen nemen en per direct trachten te achterhalen of het datalek al dan niet moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de leden en eventuele contractpartijen op de hoogte stellen van het datalek. De melding van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens dient binnen 72 uur na bekendwording te worden gedaan. De secretaris zal vervolgens in het belang van het DMK en betrokkenen de gang van zaken evalueren ter voorkoming van nieuwe incidenten.

Vastgesteld te Denekamp in de algemene ledenvergadering d.d. 08-11-2018

 

Denekamps mannenkoor
T: 06-20571029
E: info@denekampsmannenkoor.nl
Denekamps Mannenkoor: een vriendenclub van enthousiaste zangers. Het koor ontstond uit een groepje mannen, dat tijdens een revue t.g.v. de feestelijke heropening van de verbouwde zaal “Irene”, enkele liederen zong.